Uma entidade mais leve e eficiente

A Visão Prev já teve 21 planos sob sua gestão. Ou seja, em seu dia a dia, suas equipes precisavam lidar com 21 Regulamentos diferentes – cada um com cerca de 38 páginas, o que fazia com que todos os processos tivessem de considerar, em média, 800 páginas de regras específicas. Eram detalhes e particularidades que exigiam muita atenção para que todas as definições fossem seguidas à risca a fim de assegurar os direitos e deveres dos diversos agentes envolvidos (como participantes, aposentados, beneficiários e patrocinadoras).

“Tamanha multiplicidade impactava desde uma simples ligação para a Central de Atendimento, uma vez que os analistas tinham de conhecer os princípios básicos dos planos para serem capazes de identificar as informações solicitadas, até a contratação de serviços que, por lei, devem ser realizados por plano como é o caso das avaliações atuariais”, lembra Marcelo Pezzutto, presidente da Visão Prev. Essa complexidade gerava, portanto, consequências consideráveis sobre os gastos e fluxos da entidade.

Um comunicado por e-mail ou uma matéria do Mirante, por exemplo, devia passar por várias checagens para garantir que as características de cada plano estivessem cobertas no texto, por menor que fosse. Alguns planos eram semelhantes, outros bem diferentes. E iam de quase 9.400 participantes (Visão Telefônica) ou 3.850 (VivoPrev) a 491 (TVA) ou 111 (Visão Terra).

 

Era preciso mudar...

Foi, então, que a Diretoria e os Conselhos resolveram encarar o desafio de fazer uma enorme mudança: reduzir o número de planos e, desse modo, simplificar os procedimentos relativos à comunicação e atendimento, gestão dos investimentos, administração dos benefícios e atividades de auditorias e atuários, entre outros.

Tiveram início, assim, as várias estratégias previdenciais (fusões, incorporações, cisões e transferências de planos) em um processo bastante complexo que começou em 2011. Em agosto, houve a aprovação do projeto mais diferente ao longo desses anos - com a cisão do plano TCO Prev em duas parcelas que serão incorporadas aos planos Telefônica BD e Visão Telefônica - e que será concluído em 31 de outubro, no fechamento da contabilidade do mês, quando a Visão Prev passará a ter quatro planos (veja quadro abaixo com o fluxo das alterações e clique aqui para saber mais sobre a cisão do plano TCO Prev, a última do projeto).

 

Um longo caminho

1. Após as primeiras discussões a respeito de cada iniciativa (o que, como, quando e por que mudar), eram disparados os estudos necessários para justificativa e aprovação da Diretoria, das patrocinadoras e do Conselho Deliberativo da Visão Prev.

2. Depois de liberadas, as alterações propostas eram divulgadas no site da entidade para conhecimento dos participantes, conforme determina a legislação.

3. Com todos os documentos finalizados, a solicitação era enviada para análise do órgão regulador, a Superintendência Nacional de Previdência Complementar (Previc). Cada processo submetido à Previc devia garantir a preservação dos direitos adquiridos pelos participantes – um item analisado com bastante rigor pela Superintendência, bem como o cumprimento minucioso da legislação do setor. Em algumas ações, podiam ser feitas exigências de ajustes para esclarecer ou aprimorar tópicos específicos.  

4. A partir da aprovação de cada processo pela Previc e de sua publicação no Diário Oficial, começavam os procedimentos e atividades internos para que as equipes das diferentes áreas da Visão Prev pudessem efetivar a fusão, cisão ou incorporação, dependendo do caso.

 

Comunicação clara

“Quando estávamos fundindo dois ou mais planos, por exemplo, sempre tivemos como premissa utilizar as regras mais vantajosas para o participante. Ou seja, nunca houve perdas e, em muitas situações, as vantagens foram substanciais”, destaca Pezzutto. “Outra preocupação constante da Visão Prev foi assegurar o entendimento dos participantes impactados em cada mudança, por meio de ações de comunicação claras, objetivas e transparentes. De acordo com a abrangência e complexidade de cada demanda, as iniciativas podiam incluir e-mails, mensagens, palestras, plantões de dúvidas, comunicados, matérias no Mirante, edições especiais, publicações no Facebook, ligações ativas da Central e vídeos explicativos.”

 

As vantagens da simplificação

Concluído o projeto total, a Visão Prev reduzirá de 21 para 4 o número de planos sob sua administração e é possível identificar ganhos claros para todos os envolvidos, em diversos aspectos, sobretudo em termos de qualidade e transparência. Veja algumas dessas vantagens:

Para os participantes

. Regras mais claras e até mais vantajosas, com a introdução ou ampliação de benefícios

. Maior objetividade no site e em outros canais e materiais de comunicação

. Redução da taxa de administração (clique aqui para saber mais)

. Acesso a mais processos e serviços online (clique aqui para saber mais sobre o projeto Entidade Digital)

. Facilidade para a manutenção do plano nas transferências entre empresas do Grupo (participantes ativos)

Para a Visão Prev

. Maior eficiência administrativa

. Melhor uso dos recursos financeiros, com redução e eliminação de custos

. Planos mais modernos e com gestão mais simples

. Maior uniformização dos benefícios

. Melhoria dos serviços com a possibilidade de desenvolvimento e ampliação, entre outros, do projeto Entidade Digital (clique aqui para saber mais)

Para as patrocinadoras

. Possibilidade de contar com uma entidade melhor, com processos mais eficazes

. Planos mais simples, facilitando sua divulgação, entendimento e adesão

. Maior sinergia no benefício oferecido aos colaboradores