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Trabalho reforçado para a conquista total da ISO 9001

A Visão Prev acaba de concluir a certificação de todos os seus processos pela norma ISO 9001. O esforço para adequar os fluxos de trabalho às rígidas exigências de qualidade da ISO começou em 2012 com o compromisso das equipes para a certificação das atividades de Relacionamento e Comunicação. Desde então, houve mais quatro etapas com a adequação de novos processos até chegar à auditoria das últimas áreas, ocorrida em agosto deste ano e confirmada com a certificação em setembro (veja no quadro a cronologia do processo).

Como é característica da ISO, o trajeto até a auditoria final feita pela empresa certificadora demanda meses de muita dedicação das áreas envolvidas, com apoio e acompanhamento da Diretoria e participação de toda a entidade. A certificação de processos pela norma ISO 9001 permite criar um Sistema de Gestão da Qualidade que torna possível checar continuamente a consistência dos processos, avaliando e monitorando sua eficácia.

Para isso, é feita uma revisão completa de todos os fluxos de trabalho, manuais operacionais e interfaces entre as áreas, por exemplo. Trata-se, portanto, de uma ótima oportunidade para rever e ajustar os procedimentos operacionais da entidade, tornando-os mais simples e eficazes. Esse conjunto de ações garante também maior transparência às atividades e segurança à gestão, uma vez que qualquer profissional, ao assumir uma posição na Visão Prev, tem acesso à metodologia de desenvolvimento dos trabalhos e aos fluxos operacionais.

“O principal atributo que uma entidade de previdência privada deve oferecer a seus participantes e patrocinadoras é a confiança. E o selo de adequação à norma ISO é uma maneira de reforçar a confiabilidade de nosso trabalho em todas as etapas, sendo, portanto, mais um importante aval de nossos controles de governança”, avalia Marcelo Pezzutto, diretor de Administração e Controle da Visão Prev. “A certificação é um grande diferencial da Visão Prev, já que poucas entidades de previdência podem se orgulhar dessa conquista!"

"A certificação se reflete na melhoria da gestão da qualidade. Mostra que a entidade se preocupa com a forma como é vista pelos participantes e assistidos e que está sempre aberta a novas oportunidades para melhorar seus procedimentos e serviços. É um cuidado muito positivo e que merece ser valorizado por todos.” Antonio Marques Guedes, aposentado e ex-ombudsman do grupo Telefônica no Brasil.

A ISO (International Organization for Standardization) foi fundada em 1947, na Suíça, e é hoje a maior desenvolvedora de normas voluntárias do mundo, com mais de 21.000 normas publicadas - entre elas, a ISO 9001 que faz parte da série ISO, a mais conhecida internacionalmente. Lúcia Nunes, do Bureau Veritas (empresa responsável pela auditoria na Visão Prev), conversou com o Mirante sobre a certificação:

Qual o objetivo das normas ISO?

A série foi inicialmente criada para estabelecer um padrão normativo mundial que assegure o atendimento aos requisitos dos clientes quanto aos produtos e, assim, facilitar o comércio internacional. A série ISO 9000 é composta pela norma ISO 9000, que tem foco nas definições e princípios, a ISO 9001, que apresenta os requisitos para gerenciamento do sistema de gestão, e a ISO 9004, que foca as diretrizes para um sistema de gestão mais eficiente e eficaz.

Como é o processo de certificação?

Após ter implementado seu sistema de gestão, a empresa deve contatar o organismo certificador para realizar a auditoria inicial, feita em duas fases: na primeira, é analisado se o cliente está pronto para a certificação e, na segunda, são verificadas a implantação e manutenção do sistema de gestão, sendo que a empresa pode ou não ser recomendada para a certificação.
Caso seja recomendada, uma equipe técnica interna do Bureau Veritas avalia o processo de auditoria e toma a decisão de certificação - ou seja, aprova a recomendação do auditor para, então, o certificado ser emitido. Ele é válido por três anos e, anualmente, é realizada uma auditoria de manutenção.

Como ocorre a auditoria?

Ela é feita com base em evidências objetivas, obtidas por meio de entrevistas, análise dos documentos apresentados pela organização e observação das atividades em execução.

Foi também concluída, recentemente, a implantação de um novo sistema de controles internos na Visão Prev, o Soft Expert (SE), que possui nove módulos. Entre suas atividades, estão o acompanhamento de obrigações legais, gestão de contratos, gerenciamento eletrônico de documentos, modelagem e avaliação de processos, análise de ciclos de auditoria, gestão de riscos e indicadores de metas, permitindo ganhos de eficiência, economia de recursos, otimização de fluxos e melhoria dos controles.

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